Une petite équipe back-office au sein d'une fonction de gestion de la performance IT gère le budget, les achats, l'administration des contrats et des factures pour les services informatiques. Ce poste administratif est axé sur les bons de commande SAP et le suivi des fournisseurs, en utilisant Excel et Microsoft Office pour tenir des dossiers structurés, des rapports mensuels et des KPIs.
La mission
La équipe soutient les achats et la comptabilité fournisseurs pour les consultants IT externes et les services de prestataires, en maintenant des liens précis entre les contrats, les bons de commande et les factures dans SAP. Le travail alimente les rapports mensuels de dépenses fournisseurs et le support pour la clôture de fin d'année, influençant la visibilité budgétaire au sein des opérations IT.
Au quotidien, vous créerez et gérerez les bons de commande dans SAP, suivrez les réponses des fournisseurs et traiterez les problèmes de factures qui ne correspondent pas aux bons de commande ou aux contrats. Vous coordonnerez les étapes de signature des contrats, préparerez la documentation pour les contrôleurs de coûts lors des clôtures et mettrez à jour les tableaux de bord qui rendent compte des dépenses fournisseurs et des coûts de consultance externes. L'équipe a une journée de présence régulière sur site à Bruxelles et prévoit une formation d'initialisation avec l'attente d'une autonomie rapide.
Vos responsabilités
- Créer et maintenir les bons de commande dans SAP, en veillant à ce que les commandes soient correctement liées aux contrats et aux lignes budgétaires, afin de réduire les écarts avec les factures.
- Assurer le suivi des fournisseurs, envoyer les bons de commande aux fournisseurs et fermer les boucles de communication pour que les livraisons et les factures soient traitées à temps.
- Enquêter et résoudre les écarts entre factures, bons de commande et contrats, en escaladant vers les achats ou la finance si nécessaire.
- Produire et mettre à jour des rapports mensuels, des KPIs et des tableaux de bord dans Excel qui reflètent les dépenses fournisseurs, les heures des consultants et la consommation budgétaire.
- Coordonner les tâches administratives liées aux contrats, y compris le suivi des signatures et veiller à ce que tous les documents justificatifs soient correctement classés.
- Soutenir les contrôleurs de coûts lors de la clôture de fin d'année en préparant des rapprochements et des dossiers structurés pour la revue des comptes fournisseurs.
Votre profil
Compétences essentielles
- Expérience pratique avec SAP, à l'aise pour naviguer dans les écrans et les flux de transaction SAP.
- Bonne compréhension des processus de bon de commande et de la manière dont les POs se rattachent aux contrats et aux factures.
- Connaissance opérationnelle des concepts de comptabilité fournisseurs / comptes fournisseurs.
- Solides compétences en Excel, capable de travailler avec des formules existantes et des fichiers structurés.
- À l'aise avec Microsoft Office, en particulier Word et Outlook pour la communication écrite.
- Bon niveau d'anglais écrit, avec français ou néerlandais à un niveau communicatif.
- 2+ ans dans des rôles de support administratif ou financier, ou expérience opérationnelle équivalente.
Compétences souhaitées
- Expérience avec SAP MM / Materials Management.
- Expérience en administration des achats ou des approvisionnements et en suivi des factures fournisseurs.
- Expérience de support aux contrôleurs de coûts, aux équipes budgétaires ou à l'administration des contrats.
Langues
- Anglais, B2.
- Français, B2 (ou) Néerlandais, B2.
Formation
- Diplôme de bachelier ou expérience administrative/operationnelle équivalente.