La fonction de support achats au sein d'une grande institution financière belge à Bruxelles gère les fiches fournisseurs, la publication des contrats et le suivi des risques fournisseurs pour une organisation achats importante et régulée. Ce rôle de Multi Skilled Administrative se concentre sur la gestion précise des données fournisseurs et la vérification des contrats en utilisant des outils principaux tels que MS Office, Ivalua et SAP, tout en travaillant en étroite collaboration avec les acheteurs et les équipes de gouvernance.
La mission
L'équipe gère le cycle de vie de milliers de fournisseurs actifs et prend en charge la publication des contrats dans les différentes catégories d'achats. Le paysage technique combine une plateforme d'achats (Ivalua), un ERP (SAP) et les outils Office classiques pour garantir l'intégrité des données contractuelles et la conformité réglementaire. Le travail s'effectue dans un environnement structuré et axé audit où la précision et la traçabilité sont essentielles.
Au quotidien, vous prenez en charge les tâches administratives fournisseurs, de la création des données jusqu'aux archivages, et vous contribuez aux évaluations de risque fournisseurs et aux contrôles contractuels. Vous validerez et maintiendrez les données de base fournisseurs, encoderez les demandes de risque et publierez les fiches contractuelles afin que les acheteurs et les équipes conformité puissent s'appuyer sur des informations cohérentes. Vos interactions typiques incluent la collaboration avec 10 à 20 acheteurs et la coordination avec les équipes régionales pour résoudre les problèmes de données ou de publication.
Vos responsabilités
- Maintenir et améliorer les données de base fournisseurs afin d'assurer leur complétude et leur conformité légale, réduisant ainsi les exceptions en aval pour les acheteurs
- Valider et publier les fiches contractuelles, signaler et résoudre les écarts entre les données encodées et les documents contractuels
- Exécuter et assurer le suivi des évaluations de risque fournisseurs, escalader les cas à risque élevé et veiller à ce que les questionnaires soient retournés et enregistrés
- Mettre à jour et archiver les documents fournisseurs ainsi que les informations IBAN/contact pour préserver la traçabilité et la préparation aux audits
- Soutenir les acheteurs et parties prenantes pour les demandes administratives et le dépannage opérationnel dans Ivalua et les outils associés
- Identifier les problèmes récurrents de qualité des données et proposer des changements de processus ou de modèles afin de réduire les corrections manuelles
Votre profil
Compétences essentielles
- Minimum 6 ans d'expérience administrative, idéalement avec des processus orientés fournisseurs
- Capacité avérée en gestion des données fournisseurs, vérification de contrats et traitement d'informations sensibles
- Solide maîtrise de MS Office (pivot sur Excel, VLOOKUP/XLOOKUP, reporting clair) et aisance à apprendre des systèmes d'achats
- Rigueur, sens du détail et capacité à prioriser plusieurs dossiers sous des délais stricts
- Bonnes compétences en communication, capable de travailler avec des acheteurs et des équipes dans d'autres pays
Compétences souhaitées
- Expérience pratique d'Ivalua
- Expérience d'utilisation de SAP pour les données fournisseurs / master data comptes
- Expérience administrative préalable dans des environnements achats ou supply chain
Langues
- Néerlandais: B2
- Français: B2
- Anglais: C1
Formation
- Diplôme de l'enseignement secondaire ou expérience professionnelle équivalente