Een klein backofficeteam binnen een IT-performance managementfunctie verzorgt budget, aankoop, contract- en factuuradministratie voor IT-diensten. Deze administratieve functie richt zich op aankooporders in SAP en opvolging van leveranciers, met gebruik van Excel en Microsoft Office om gestructureerde dossiers, maandelijkse rapporten en KPI's bij te houden.
De missie
Het team ondersteunt aankopen en leveranciersboekhouding voor externe IT-consultants en leveranciersdiensten door nauwkeurige koppelingen te onderhouden tussen contracten, aankooporders en facturen in SAP. Het werk voedt de maandelijkse leveranciersuitgavenrapporten en biedt ondersteuning bij de jaarafsluiting, wat invloed heeft op de budgetzichtbaarheid binnen IT-operaties.
Dagelijks zal je aankooporders in SAP aanmaken en beheren, reageren opvolgen bij leveranciers en factuurproblemen behandelen die niet overeenkomen met aankooporders of contracten. Je coördineert de stappen voor contractondertekening, bereidt documentatie voor cost controllers voor tijdens afsluitingen en werkt dashboards bij die rapporteren over leveranciersuitgaven en externe consultancykosten. Het team heeft een vaste aanwezigheiddag on-site in Brussel en voorziet initiële opleiding met de verwachting van snelle autonomie.
Uw verantwoordelijkheden
- Aankooporders aanmaken en bijhouden in SAP, ervoor zorgend dat orders correct gekoppeld zijn aan contracten en budgetlijnen, om factuurafwijkingen te verminderen.
- Leveranciersopvolging voeren, aankooporders naar leveranciers versturen en communicatie sluiten zodat leveringen en facturen op tijd verwerkt worden.
- Onderzoeken en oplossen van verschillen tussen facturen, aankooporders en contracten, en zo nodig escaleren naar procurement of finance.
- Maandelijkse rapporten, KPI's en dashboards in Excel produceren en bijwerken die leveranciersuitgaven, consultanturen en budgetverbruik weergeven.
- Administratieve taken rond contracten coördineren, inclusief het bijhouden van handtekeningen en ervoor zorgen dat alle ondersteunende documenten correct gearchiveerd zijn.
- Cost controllers ondersteunen tijdens de jaarafsluiting door reconciliaties en gestructureerde dossiers voor de accounts payable review voor te bereiden.
Uw profiel
Essentiële vaardigheden
- Praktische ervaring met SAP, comfortabel in het navigeren door SAP-schermen en transactiestromen.
- Duidelijk inzicht in purchase order processes en hoe POs zich verhouden tot contracten en facturen.
- Werkbare kennis van supplier accounting / accounts payable concepten.
- Sterke Excel-vaardigheden, in staat om met bestaande formules en gestructureerde bestanden te werken.
- Bekwaam met Microsoft Office, vooral Word en Outlook voor schriftelijke communicatie.
- Goed schriftelijk Engels, met Frans of Nederlands op een communicatief niveau.
- 2+ jaar in administratieve of financiële ondersteunende rollen, of gelijkwaardige operationele ervaring.
Gewenste vaardigheden
- Ervaring met SAP MM / Materials Management.
- Achtergrond in aankoop- of procurementadministratie en opvolging van leveranciersfacturen.
- Ervaring met ondersteuning van cost controllers, budgetteams of contractadministratie.
Talen
- Engels, B2.
- Frans, B2 (of) Nederlands, B2.
Opleiding
- Bachelordiploma of gelijkwaardige administratieve/operationele ervaring.