De ondersteunende inkoopfunctie bij een grote Belgische financiële instelling in Brussel beheert leveranciersdossiers, contractpublicatie en opvolging van leveranciersrisico's voor een grote, gereguleerde inkooporganisatie. Deze Multi Skilled Administrative-rol focust op nauwkeurige leveranciersdatabeheer en contractverificatie met kerntools zoals MS Office, Ivalua en SAP, terwijl je nauw samenwerkt met inkopers en governance-teams.
De missie
Het team beheert de levenscyclus van duizenden actieve leveranciers en ondersteunt de publicatie van contracten over inkoopcategorieën heen. Het technische landschap combineert een inkoopplatform (Ivalua), een ERP (SAP) en standaard Office-tools om contractuele gegevensintegriteit en naleving van regelgeving te waarborgen. Het werk gebeurt in een gestructureerde, auditgerichte omgeving waar nauwkeurigheid en traceerbaarheid belangrijk zijn.
Dagelijks ben je verantwoordelijk voor administratieve leverancierstaken, van het aanmaken van gegevens tot archivering, en ondersteun je leveranciersrisicobeoordelingen en contractcontroles. Je valideert en onderhoudt leveranciersmasterdata, codeert risicovragen en publiceert contractdossiers zodat inkopers en compliance-teams op consistente informatie kunnen vertrouwen. Typische interacties zijn samenwerken met 10 tot 20 inkopers en coördinatie met regionale teams om data- of publicatieproblemen op te lossen.
Uw verantwoordelijkheden
- Onderhouden en verbeteren van leveranciersmasterdata om volledigheid en juridische juistheid te garanderen, waardoor downstream-excepties voor inkopers verminderen
- Valideren en publiceren van contractdossiers, afwijkingen tussen gecodeerde data en contractuele documenten signaleren en oplossen
- Uitvoeren en opvolgen van leveranciersrisicobeoordelingen, hoogrisicogevallen escaleren en ervoor zorgen dat vragenlijsten worden geretourneerd en vastgelegd
- Bijwerken en archiveren van leveranciersdocumenten en IBAN/contactgegevens om traceerbaarheid en auditklaarheid te behouden
- Ondersteunen van inkopers en stakeholders bij administratieve verzoeken en operationele troubleshooting in Ivalua en gerelateerde tools
- Terugkerende datakwaliteitsproblemen identificeren en proces- of sjabloonwijzigingen voorstellen om handmatige correcties te verminderen
Uw profiel
Essentiële vaardigheden
- Minimum 6 jaar administratieve ervaring, bij voorkeur met leveranciersgerichte processen
- Aangetoonde vaardigheden in leveranciersdatabeheer, contractverificatie en omgaan met gevoelige informatie
- Sterke beheersing van MS Office (Excel-pivots, VLOOKUP/XLOOKUP, duidelijke rapportering) en gemak om procurementsystemen te leren
- Nauwkeurig, oog voor detail en in staat meerdere dossiers te prioritiseren onder strakke deadlines
- Sterke communicator, in staat om samen te werken met inkopers en teams in andere landen
Gewenste vaardigheden
- Praktische ervaring met Ivalua
- Ervaring met SAP voor leveranciers/account masterdata
- Eerdere administratieve ervaring binnen inkoop- of supply chain-omgevingen
Talen
- Nederlands: B2
- Frans: B2
- Engels: C1
Opleiding
- Diploma secundair onderwijs of gelijkwaardige professionele ervaring